Zaman Kartları: Takip Edilen Süreden Müşteri Saatlerine

Takip, gününün nereye gittiğini gösterir. Zaman kartları ise o günün bir müşteriye ait kısmını açıklayabileceğin, fiyatlandırabileceğin ve dışa aktarabileceğin saatlere çevirir. Hepsinin altında tek bir kural var: FocusNow süreni bir müşteriye kendi başına atamaz. Kaydı o tutar; karta neyin gireceğine sen karar verirsin.

Zaman kartları, faturalama ve raporlar erken erişim boyunca ücretsiz. İleride ücretli bir Pro planına katmayı planlıyoruz; bir şey değişmeden önce koşulları duyuracağız.

1. Zaman kartlarını aç

Zaman Kartları kenar çubuğunda Görevler, Projeler, Faturalama ve Raporlar'la birlikte durur. Yeni kurulumlarda zaten açıktır. Görmüyorsan Ayarlar → Genel → Zaman kartları ve faturalama'yı aç. Kapattığında FocusNow yalnızca bir aktivite takipçisi olur; girdiğin hiçbir şey silinmez.

2. Müşteri ve projelerini kur

Projeler'i aç. Üç sekmesi var: Projeler, Müşteriler ve Etiketler.

• Müşteriler, bir çalışma dökümünün ihtiyaç duyduğu bilgileri taşır: iletişim kişisi, e-posta, telefon, adres, vergi numarası ve notlar.
• Projeler bir müşteriye bağlıdır ve parayı taşır: saatlik ücret ve para birimi (EUR ya da USD gibi üç harfli bir kod), bir de istersen saat cinsinden bütçe. Proje sayfası sonra Girilen, Faturalanabilir, Tutar ve Bütçe kullanımı'nı gösterir.
• Görevler kendi ücretlerini taşıyabilir; görev ücreti, o göreve girilen kayıtlarda proje ücretinin yerine geçer. Tasarım saatiyle toplantı saatini farklı fiyatlıyorsan işe yarar.
• Bir projede varsayılan olarak faturalanabilir ayarını açarsan o projedeki her yeni kayıt faturalanabilir başlar.

Müşterisi olmayan bir proje de süre toplayabilir, ama ona bir müşteri atayana kadar çalışma dökümüne giremez.

3. Süreyi üç yolla gir

Sayacı çalıştır. Zaman Kartları'nın üstündeki çubuk ne üzerinde çalıştığını, hangi proje olduğunu ve faturalanabilir olup olmadığını sorar. Başlat'a bas, sonra Durdur'a. Sayacı bir Pomodoro ya da Derin Çalışma bloğuyla eşleyebilirsin; çalıştığı sürece Ayarlar'ın üstünde Sayaç çalışıyor etiketi durur, unutmazsın.

Elle kayıt ekle. Kayıt ekle önce süreyi sorar: 2:30, 2.5, 90m ya da 1h 15m yazman yeterli. Başlangıç ve bitiş saati eklemek isteğe bağlı. Bir kayıt birden fazla zaman aralığı taşıyabilir; o zaman saat, aralıkların toplamından gelir.

Takip kayıtlarından oluştur. Otomatik takibin asıl farkı burada. Takvim'i aç, bir gün seç ve Kayıtlar sekmesinde tek bir müşteriye ait pencere başlıklarını işaretle. Zaman kartı oluştur'a bas. Yeni kayıt o kayıtları zaman aralıklarıyla birlikte kanıt olarak taşır ("3 kayıt") ve süresi onlardan gelir. Başka bir süre faturalamak istersen Saati elle düzenle'yi seç; kayıtlar her durumda kartta kalır.

Biten bir odak oturumu da kayda dönüşebilir. Atladığın bir şey olursa sonradan Faturalama'daki kapsama listesinden ekleyebilirsin (bkz. Faturalama, Çalışma Dökümleri ve Raporlar).

4. Müşterinin okuyacağı metni yaz

Her kaydın iki metin alanı var ve bilerek ayrılar:

• Anlatı, müşteriye giden satırdır: ne yapıldı, kimin için, sırada ne var. Kaydın başlığı ve çalışma dökümündeki satır budur.
• İç not yalnızca senin içindir. Anlatının dışında kalır, CSV'de kendi sütununda yer alır.

İstersen bir görev ve etiketler ekle. İkisi de burada filtreye, Raporlar'da gruplamaya dönüşür.

5. Faturalamadan önce kontrol et

Filtreler listeyi müşteriye, projeye, göreve, ücret durumuna (faturalanmadı, faturalandı, ödendi) ve Açık ya da Kapalı durumuna göre daraltır. Listenin üstündeki dört sayı seni dürüst tutar:

• Girilen: bu aralıkta zaman kartlarındaki süre.
• Faturalanabilir: ücretlendireceğin kısım.
• Kapsama: kart süresinin, gerçekten ölçülen süreye oranı. Düşük kapsama genellikle yaptığın ama henüz girmediğin işi gösterir.
• Tutar: faturalanabilir süre çarpı ücret. Aralıkta birden fazla para birimi varsa toplamlar ayrı tutulur.

FocusNow bakılması gereken kayıtları da işaretler ve her birinin altında neyin eksik olduğunu yazar: 12 saatten uzun süredir çalışan bir sayaç, proje yok, projenin müşterisi yok, açıklama yok, saatlik ücret yok, projenin para birimi yok ya da başka bir kayıtla çakışma. Kayıtları kontrol et yalnızca işaretlenenleri gösterir.

6. Kapat, dışa aktar, devam et

Kayıtlar kesinleşince onları (ya da bütün bir günü) seç ve Kapat. Kapalı kayıtlar yeniden açana kadar kilitli kalır. CSV dışa aktar veriyi bir tabloya ya da muhasebe aracına taşır.

Bir müşteri yapılan işin özetini istediğinde sıradaki adım çalışma dökümü: Faturalama, Çalışma Dökümleri ve Raporlar.