Faturalama, Çalışma Dökümleri ve Raporlar

Zaman kartı "ne yaptım?" sorusunu cevaplar. Çalışma dökümü ise "bu müşteriden neyin karşılığını istiyorum?" sorusunu. Faturalama sayfası birini diğerine çevirdiğin yer, Raporlar da ayın nasıl toplandığını gösterdiği yer.

Başlamadan önce net bir çizgi: çalışma dökümü yaptığın işin kaydıdır, vergi faturası değildir. FocusNow fatura göndermez, ödeme almaz. Faturayı muhasebe aracında ya da fatura servisinde kes, numarasını dökümüne not et.

Faturalanacaklar

Faturalama'nın en üstü, henüz bir dökümde olmayan faturalanabilir süresi olan her müşteriyi listeler: kaç kayıt, tarih aralığı, saat ve tutar; her birinin yanında Döküm oluştur düğmesi.

Müşterisi olmayan projeler ayrı görünür. Projeler sayfasından bir müşteri atayana kadar döküme giremezler.

Çalışma dökümü hazırla

Döküm oluştur bir önizleme açar; dökümün nasıl okunacağına orada karar verirsin:

• Satır biçimi: Ayrıntılı, her kaydı anlatısıyla listeler; Proje özeti, proje başına tek satır gösterir.
• Yuvarlama: yok ya da 5, 6, 10, 15, 30 veya 60 dakikaya yukarı yuvarla. Önizleme ölçülen süreyi yuvarlanmış sürenin yanında gösterir; hiçbir şey senden saklanmaz.
• İşletme bilgileri ve alt not: üstte işletme adın ve bilgilerin, altta ödeme koşulları ya da teşekkür için bir not.

Her kaydın tek bir para biriminde fiyatı olmalı. Bir ücret eksikse önce projede ya da görevde tamamla (Zaman Kartları'ndaki kontrol işaretleri nerede olduğunu söyler).

Kesinleştirmek, kilitlemek demek

Önizleme doğru görünüyorsa Kesinleştir'e bas. Dökümdeki kayıtlar kilitlenir ve faturalandı olarak işaretlenir; böylece gönderdiğin dökümün altındaki kayıt sonradan değişemez. Ardından:

• Müşterine göndermek için PDF indir ya da CSV olarak aktar.
• Fatura referansı alanına kendi faturanın numarasını yaz.

Kesinleştirdikten sonra bir şeyi düzeltmen mi gerekiyor? Dökümü İptal et. Kayıtlarında iptal olarak kalır; içindeki kayıtlar faturalanmadı durumuna döner, düzeltip yeniden faturalayabilirsin.

Gönderdikten sonra

Ödendi olarak işaretle'ye bastığında döküm Faturalandı'dan Ödendi'ye geçer; Ödendiyi geri al bunu tersine çevirir. Ödenmiş bir döküm iptal edilemez; gerçekten gerekiyorsa önce ödendi işaretini kaldır.

Kapsama: hâlâ eksik olan

Faturalama'nın aşağısı, ölçtüğün süreyle zaman kartına ulaşan süreyi karşılaştırır:

• Ölçülen, Karta işlenen, Kapsama ve Karta işlenmeyen; bir de güne göre ölçülen ve karta işlenen süreyi gösteren grafik.
• Henüz karta işlenmeyen zaman listesi; pencere başlığına ya da uygulama ve siteye göre gruplanır. Bir müşteriye ait olanları seç, Karta ekle'ye bas.

Bu listedeki her şey faturalanabilir değildir, olması da gerekmiyor. Burası yalnızca unutulan işin ay kapanmadan göründüğü yer.

Raporlar ve doluluk

Raporlar, istediğin aralık için zaman kartlarını özetler; filtreleri Zaman Kartları'yla aynıdır:

• Girilen, Faturalanmaz, Faturalanmadı, Faturalandı, Ödendi ve Tutar; para birimine göre ayrı.
• Doluluk: faturalanabilir sürenin, müsait çalışma saatlerine oranı; %70-75 hedef aralığıyla birlikte gösterilir. Çalışma saatlerini kullandığı için önce onları ayarla.
• Grupla: proje, müşteri, görev, etiket, gün ya da faturalanabilirlik; istersen ikinci bir seviyeyle. Ayrıntılı görünüm her grubun arkasındaki kayıtları gösterir, CSV dışa aktar hepsini yanında götürür.

İyi bir aylık ritim: Kapsama'ya bak, eksikleri ekle, ayın kayıtlarını kapat, her müşteri için bir döküm oluştur ve sonraki ayı planlamadan önce doluluğa göz at.